Архивиране на писмата в Outlook

При ежедневната си работа с електронна кореспонденция Outlook пощенската кутия, където освен писма се съхраняват контакти, задачи от календара, бележки и прикачени файлове увеличава своя обем. Ако на някой му се наложи да архивира писмата си в Outlook, поради превишаване лимита на квотата в Exchange сървъра, това, което трябва да направи е да прехвърли старите и неизползвани писма в отделен PST (Personal Storage) файл и лични папки (Personal Folders). PST файловете представляват йерархичната структура на Exchange сървъра в Outlook като могат да бъдат четени от Outlook. Не може да ги преглеждате с Wordpad например. Personal Folders представлява линка в Outlook към въпросния PST файл. По този начин те се преместват от Exchange сървъра и освобождават място във вашата пощенска кутия. След като създадете PST файла, той ще се вижда като нормална структура в списъка с папките на Outlook, заедно с почистената кутия. По подразбиране Outlook съхранява PST файловете там където е инсталирана операционната система. Съвета ми е да ги запазвате на друг дял. Процедурата за това е следната:

За създаване на Personal folder трябва от меню File, да изберете Data File Management, след това избирате бутона Add и от прозореца с възможности за избор Office Outlook Personal Folders File (.pst) и ОК.

Следващата стъпка е в диалога
Create or Open Outlook Data File да изберете директорията, в която искате да
съхраните PST файла. После е избора на име при Create Microsoft Personal Folders под което вашите стари данни ще се визуализират в Outlok.

Последното, което
трябва да се направи е да преместите излишните данни от вашата поща в новата
структура.

Допълнителна информация за Personal Folders на страниците на Microsoft. Съвети за експортиране на контактите от Outlook тук. Инструмент за създаване резервни копия на личните папки тук.